Процесс постановки задач делится на девять этапов. На начальном этапе давайте определимся с понятиями. Здесь стоит различать задачи связанные с выполнением функциональных обязанностей и задачи не связанные с выполнением функциональных обязанностей.
Задачи связанные с выполнением функциональных обязанностей — это те задачи, которые сотрудник выполняет ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Попросту говоря это оперативная работа сотрудника.
Задачи не связанные с функциональными обязанностями — это те задачи которые ваш сотрудник никогда не выполнял. Иными словами — это его участие в проектной деятельности компании. Для примера — это проектная деятельность в компании может быть связана с улучшением бизнес — процессов, кросс- функций, развитием новых стратегических направлений и так далее.
В цикле моих статей мы будем рассматривать задачи не связанные с функциональными обязанностями. Научимся как ставить задачи подчиненным если хотите, чтобы поставленные задачи выполнены.
Процесс постановки задач и алгоритм постановки задач должны быть логически связаны со стратегией и бизнес-процессами компании. Если вы хотите достичь своих ключевых показателей эффективности, используйте именно этот подход.
Первый этап процесса постановки задач — это этап планирования задач.
Инструмент для помощи в структурировании и организации задач — Матрица Эйзенхауэра. Состоит она из четырех квадратов. В результате её используют для определения двух элементов: срочности и важности. Срочность относится к сроку или скорости завершения задачи, а важность — к приоритету завершения задачи.
А — категория
Это наиболее важные и срочные задачи — «сделай это сейчас». Выполняйте эти задачи в первую очередь.
B — категория
Это важные, несрочные задачи — «запланировать». Отложите такие задачи, хотя они, безусловно, важны. Будут они выполнены или нет, зависит от ваших приоритетов.
C — категория
Это неважные, но срочные задачи — «это сделают другие». Эти задачи, как правило, оперативные и требуют срочного внимания, но не влияют на ваши цели. Делегируйте их или отложить до подходящего случая.
D — категория
Это неважные, несрочные задачи — «избегайте». Время — деньги. Избегайте этих задач или отложите их. Периодически актуализируйте и обновляйте свою матрицу. Это обеспечит ее эффективное использование. Важность и срочность могут меняться время от времени. Акцент на важности является главным фактором. Не нужно концентрироваться только на вопросах, помеченных как «срочные». И не забывайте о делегировании.
В следующей статье мы более подробно рассмотрим первый этап — «Этап планирования задач».
А так же подписывайтесь на наш Youtube — канал «Они — бизнес консалтинг».
