Этап планирования задач — тема этой статьи и продолжение прошлой статьи о процессе постановки задач.
Планирование задачи – часть алгоритма постановки задач руководителем.
Для чего планировать задачи? Для того чтобы реализовать бизнес — стратегию компании. Действия, предусмотренные планом приблизят компанию к достижению целей, предусмотренных бизнес – стратегией.
Часто случается, что обсуждая с коллективом бизнес стратегию и задачи, которые нужны для её реализации, руководитель как правило, получит всеобщее одобрение коллектива. Но значит ли это, что поставленные задачи будут выполнены?
ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ – этап, на котором производится декомпозиция целей и крупных задач на подзадачи, описываются результаты, определяются ресурсы, необходимые для их решения.
Запланировать нужно:
- Действия, направленные на достижение результата – что нужно сделать, чтобы получить результат ( декомпозировать цели проекта).
- Ресурсы, необходимые для выполнения задач.
- Составить организационный план
- Результат – что хотим получить в итоге задачи
Разберем каждый этап планирования задач по порядку.
Декомпозиция задач и целей проекта
Из собственной практики можем ответственно завить о том, что, к сожалению не многие руководители, и исполнители умеют декомпозировать цели проекта. Однако, практически каждый способен озвучить задачу, или огласить проблему.
В результате здравые идеи и инициативы «тонут». А в коллективе компании часто мы имеем множество «артистов разговорного жанра», но практически не имеем сотрудников, способных качественно выполнить задачу руководителя.
Разберем на примере декомпозицию стратегической задачи: « Запустить корпоративный сайт компании ».
Здесь мы видим задачи первого уровня и подзадачи второго уровня. Можно добавить третий уровень подзадач и так далее.
Ресурсы, необходимые для выполнения задач.
Что я имею ввиду под термином «ресурсы» для выполнения задач? Задачи не подкрепленные ресурсами выполнены не будут. Даже не надейтесь.
Организационный план выполнения задач.
Список задач и подзадач и организационный план, связанный с выполнением стратегической задачи будет выглядеть следующим образом:
Из таблицы видно, что казалось бы, на первый взгляд простая ( по формулировке ) задача медленно превратилась в целый проект в виде организационного плана с участием множества действующих лиц. Поэтому этап планирования задач является одним из самых важных.
Составив организационный план, руководитель – постановщик задач, должен убедиться в том, что участники проекта обладают достаточными ресурсами для его выполнения. В первую очередь под термином «ресурсы» имеется ввиду:
- Компетенции, необходимыми для выполнения поставленной задачи.
- Время каждого участника для выполнения поставленной задачи.
Деньги – несомненно важный ресурс, но не всегда он играет решающее значение.
И здесь ключевой вопрос руководителю: Ваши сотрудники располагают временем для внедрения изменений в компании?
Результат – что хотим получить в итоге задачи
В качестве результата необходимо указать четкие критерии описания результата выполнения задачи и KPI.
Как видно из примера этап планирование задач – очень затратный с точки зрения времени, процесс. Однако в конечном итоге потраченное на планирование задач время окупается сторицей.
В следующей статье мы рассмотрим следующий этап процесса постановки задач, который называется «Распределение задач».
А так же подписывайтесь на наш Youtube — канал «Они — бизнес консалтинг».
