Способы постановки задач — это один из этапов процесса постановки задач подчиненным.
В предыдущих статьях мы подробно рассматривали процесс планирования задач и распределения задач. Что делать если задачи не выполняются?
Правило первое: зафиксируйте задачу письменно.
Правило второе: задачу формулирует руководитель, но текст задачи формирует подчинённый. Так нужно поступать по двум причинам:
- Первая причина такого подхода к процедуре постановки задач — это экономия времени руководителя на постановку задач, связанное с изложением задачи в письменном виде.
- Вторая причина — руководитель должен убедиться в том, что поставленная им задача правильно понята его подчинённым. Лишь убедившись в том, что подчинённый правильно понял задачу, руководитель должен запускать её в работу.
Существуют три способа постановки задач подчиненным
1. По проблеме.
2. По процессу (алгоритму) и технологии.
3. По результату.
Выбирайте способ постановки задачи с учетом профессиональных компетенций сотрудника и его уровень интеллектуального развития.
Пример постановки задачи «По проблеме».
Для примера руководитель озвучивает бухгалтеру проблему: «В офисе закончилась бумага. Закажи бумагу для принтера». Стоит отметить, что для бухгалтера заказ бумаги в офис не является функциональной обязанностью. И выглядит именно, как задача. Поскольку офис- менеджер (к примеру) в отпуске. Тем не менее для бухгалтера такая задача не является чем-то новым. Детализация задачи не требуется. Заказом бумаги для принтера бухгалтер занимался неоднократно. Ему хорошо известно, какого формата должна быть бумага, какой плотности, известен поставщик бумаги, какое количество бумаги заказывать для поддержания офиса в работоспособном состоянии и так далее.
Пример постановки задачи «По процессу и технологии»
«В срок до _____ Организовать празднование новогоднего корпоратива в кафе».
А) Выработать концепцию проведения мероприятия
- Предусмотреть поздравление ГД
- Предусмотреть награждение лучших работников
- Разработать конкурсы и игры
- Подготовить призы за участие в конкурсах
- Определена музыкальная программа на вечер
- Учесть ошибки корпоратива 2021 г
Б) Определить ведущих и других активных участников, задействованных в проведении конкурсов
В) Найти и забронировать ресторан для проведения корпоратива
- Ресторан имеет оценку не менее 4,8 на Флампе
- Утвердить меню, включающее горячие и холодные закуски, 2 горячих блюда, алкоголь и прохладительные напитки (бюджет на 1 человека не более 3000 р)
- Внести предоплату не более 50% от стоимости мероприятия
Г) Составить список участников корпоратива
- Определена рассадка участников за столами
- Сформировать группу трезвых мужчин для поддержания порядка и охраны на корпоративе
- Определен список участников, кого нужно будет развозить после корпоратива
Д) Организовать развоз участников после корпоратива
- Разработать логистические схемы по развозу участников, проживающих в одних районах
- Заказть транспорт для развоза участников с корпоратива
Е) Проинформировать участников корпоратива о дате, времени и месте проведения мероприятия, правилах поведения на корпоративе
- Каждый участник получил приглашение на вечер
Каждый участник ознакомлен с правилами поведения на корпоративе, порвали три баяна и так далее. Из примера вы видите что способ постановки задач «по процессу и технологии» представляет собой чек-лист. Формe отчета о выполненной задаче заполняйте в виде диаграммы Ганта.
Пример постановки задачи «По результату»
«В срок до ____ обеспечить среднюю температуру в производственных помещениях не выше 23° в летний период и предложить несколько вариантов решений». Здесь руководитель не ограничивает подчинённого в выборе метода решения задачи. Вдобавок результатом выполнения данной задачи будет сводная таблица состоящая из нескольких решений и совокупности факторов. На основании этой таблицы руководитель сможет принять решение.
В следующей статье мы рассмотрим следующий этап процесса постановки задач, который называется «SMART — задачи»
Приглашаем вас подписаться на наш Youtube — канал «Они — бизнес консалтинг».
