Процессный подход и его стоимость — те вопросы которые беспокоят любого предпринимателя. Это справедливое опасение. Ведь можно “погрязнуть” в систематизации своего бизнеса и проиграть конкурентам или потерять доход. В прошлой статье мы начали тему о систематизации бизнеса. Продолжим её.
Для стран с развитой рыночной экономикой, история которых насчитывает более 200 лет, в сравнении с Россией, которая вышла на рынок лишь 30 лет назад, необходимость инвестиции в операционное управление является аксиомой и не требует доказательств.
Для них очевидно, что первой стадией становления компании является start- up. Далее — систематизация бизнес- процессов и внедрение процессного управления. Затем — бережливое производство.
Поэтому я хочу донести до читателя мысль: инвестиции ( я намеренно обхожу термин “затраты”) в процессный подход и изменения в компании неизбежны. В случае, если вы хотите остаться «на плаву». Однако, посмотрите на этот график (рисунок выше).
- Красным изображен ваш бизнес
- Синим — бизнес ваших конкурентов
- Слева — ось ваших доходов
- Справа — ось времени
Из графика видно, что при первоначальных инвестициях в процессное управление, ваш доход уменьшится. Однако со временем ваш доход увеличится за счет уменьшению времени, увеличению качества и снижения себестоимости операционной деятельности. И вы с лихвой перекроете все понесенные вами затраты. Я утверждаю это исходя из собственного практического опыта.
Процессный подход и его стоимость
Стоит обязательно упомянуть о финансовой стороне вопроса. Многих владельцев бизнеса интересует вопрос о том сколько будет стоить систематизация бизнеса? Насколько сложно внедрение процессного управления?
Для ответа на этот вопрос нужно учитывать 4 фактора.
Во первых: Какова бы ни была сумма, помните, что это будет не единовременный платеж большой суммой. А платежи будут происходить по графику по мере выполнения работ, в случае привлечения консультантов.
Во вторых: Ваши бизнес- процессы не уникальны. Возможно, уникален ваш продукт, но сами бизнес- процессы не уникальны по своей сути. Они могут иметь отраслевую принадлежность. Например в компаниях, ведущих бизнес на маркетплейсах закупщик называется ресерчером, а закупщик в оптовом канале называется категорийным менеджером. Суть — одна: поиск товара с определенными признаками и торговыми условиями.
В третьих: Давайте посчитаем стоимость не эффективного операционного управления — выгоду от внедрения процессного управления. Для этого решим задачу.
Ваш план продаж по году 1.000.000.000 руб. У вас в компании трудится 15 человек, каждый из которых в том или ином виде, принимает участие в выполнении плана. Каждый из них тратит 30 мин времени на неэффективную «операционку».
Какова стоимость времени в пересчете на год?
1.000.000.000 руб. / 247 рабочих дней в году / 8 часов х 0,5 часа х 15 чел. = 3.795.547 руб. в год
Это я посчитал лишь стоимость времени. А еще есть качество, себестоимость и риски. Смело можете умножать эту цифру на 2.
В четвертых: Напомню, что любые затраты классифицируются на:
- Операционные
- Инвестиционные
- Финансовые
Также как и денежные поступления:
- От операционной деятельности
- От инвестиционной деятельности
- От финансовой деятельности
Систематизация бизнеса глазами предпринимателя
Многие предприниматели рассматривают затраты, связанные с систематизацией бизнеса примерно следующим образом:
«Я должен буду принять на работу высокооплачиваемого сотрудника, которые систематизирует мне мой бизнес. Он будет рисовать мне какие-то схемы, писать какие-то регламенты. А прибыли от него будет ни на грош. При этом у меня увеличится фонд оплаты труда».
Очевидно, что предприниматель смотрит на систематизацию бизнеса с точки зрения операционных затрат. Это неправильно.
На систематизацию бизнеса и внедрение процессного управления нужно смотреть с точки зрения инвестиционных затрат.
На систематизацию бизнеса и внедрение процессного управления нужно смотреть с точки зрения инвестиционных затрат. Эти затраты не принесут ощутимую прибыль в краткосрочной перспективе. Да и выгоду, полученную от таких инвестиций некорректно считать категориями прибыли.
В чём будет выражаться выгода от систематизации бизнеса?
В результате выгода от внедрения процессного управления и систематизации бизнеса будет выражаться в:
- Экономии времени (см. рисунок выше) на совершение тех или иных операций. А если работодатель разумно распорядиться сэкономленным временем, значит его сотрудники станут за единицу времени выполнять большее количество работ. Операционная работа станет более производительной.
- В улучшении качества продукта, услуг или работ. Значит продукты, услуги или работы компании будут нести для покупателя повышенную ценность, пользоваться стабильным и повышенным спросом.
- Снижении себестоимости продукта, услуг или работ позволит быть работодателю более конкурентоспособным на рынке и даст возможность дополнительного заработка за счёт дополнительной маржинальности его продуктов, услуг или работ.
- Минимизации рисков.
Все эти 4 показателя — составляющие прибыли. Но не прибыль, как таковая!
Поэтому я настаиваю на том, что инвестиции в систематизацию бизнеса, его автоматизацию и улучшения нужно рассматривать с точки зрения именно инвестиционных затрат, но не операционных.
Ключевая разница здесь заключается в том, что любые инвестиции предполагают их окупаемость, но не разовый платеж, в отличии от операционных затрат. А окупаемость вы почувствуете в росте операционных доходов. Процессный подход и его стоимость окупаются.
Какова стоимость внедрения процессного управления?
Стоимость систематизации бизнеса определяется на основе проведенного аудита бизнеса — так называемых предпроектных работ.
На основе множества вопросов заданных не только руководству, но и сотрудникам, бизнес- аналитик выявляет “узкие” места. Это могут быть кросс- функции, процессы, функциональная работа каждого подразделения. Мы проводим объективный и непредвзятый анализ, основанный не только на данных от руководителя. В процесс аудита бизнеса мы привлекаем сотрудников компании. Мнение сотрудников, позволяет выявить истинные причины и сделать качественный план дальнейших действий.
Этот план мы декомпозируем на задачи, которые нужно будет решить. В результате определим объем, сроки, участников работ направленных на изменения и улучшения в компании.
Как происходит взаимодействие на стадии изменений в компании?
Формат взаимодействия бизнес-аналитика с компанией может быть построен в виде менторства, консультаций, непосредственным участием в проекте. По сути он будет выполнять роль операционного или исполнительного директора. Из практики я рекомендую организовать работу так, чтобы ваши сотрудники принимали непосредственное участие в проекте, связанном с изменениями в компании.
Многие из них получат дополнительный профессиональный опыт, почувствуют себя вовлечёнными в рост и развитие компании. Это даст колоссальный эффект нематериальной мотивации сотрудников. У них появится вера в то, что невозможное возможно. А коллектив пропитается командным духом не хуже, чем на тимбилдинге. А руководитель, получит инициативную, гибкую к изменениям команду, сплочённую единой бизнес — идеологией с которой не страшно идти в бой.
Ключевой ресурс который потребуется от руководителя и его команды — это ВРЕМЯ.
Приглашаем вас подписаться на наш Youtube — канал «Они — бизнес консалтинг».
